نکاتی برای تقویت مهارت مدیریت زمان

تا به حال فکر کرده‌اید که چرا به نظر می‌رسد یک عده به قدر کافی برای همه کاری وقت دارند و عده‌ی دیگر انگار همیشه در حال دویدن از این طرف به آن طرف هستند و هیچ‌وقت هم به هیچ کاری نمی‌رسند؟ به نظرتان دسته‌ی اول کمتر کار دارند؟ نه، احتمالا آنها از زمانشان به شکل بهتری استفاده می‌کنند و مدیریت زمان خوبی دارند. در این مقاله می‌توانید با چند نکته برای مدیریت زمان بهتر آشنا شوید.

درک مفهوم «مدیریت زمان» سخت نیست، اما جالب است که انجام آن برای خیلی از افراد دشوار است. مدیریت زمان مستلزم صرف اندکی زمان بیشتر برای اولویت‌بندی و سازماندهی فردی است. اما اگر یک بار این کار را انجام دهید، خواهید دید که با چند تغییر اندک، واقعا تمام کارهای روز، هفته و ماه شما سر جای خودشان قرار می‌گیرند و برای همه کاری وقت خواهید داشت.

کلید مدیریت زمان خوب

درک تفاوت میان «فوری» و «مهم»

امور «فوری» کارهایی هستند که باید بلافاصله به آنها رسیدگی کنید. اما انجام آنها ممکن است اهمیت داشته یا نداشته باشد.

امور «مهم» کارهایی هستند که انجام ندادن آنها ممکن است به عواقبی جدی برای خودتان یا افراد دیگر منجر شود.

به عنوان مثال:

جواب دادن به تلفن یک کار فوری است: اگر انجامش ندهید، طرف مقابل تماس را قطع خواهد کرد و شما دیگر نمی‌توانید بدانید چه کاری با شما داشته‌ است. اما در عین حال ممکن است که تماس از طرف یک بازاریاب تلفنی باشد که می‌خواهد به شما بیمه بفروشد. یعنی اهمیتی ندارد.
مراجعه‌ی منظم به دندانپزشک یک کار مهم است (یا حداقل به ما که اینطور گفته‌اند!): اگر این کار را انجام ندهید ممکن است دچار بیماری لثه یا مشکلات دیگر بشوید. اما فوری نیست. البته اگر این کار را مدت زیادی پشت گوش بیندازید، ممکن است به کار فوری تبدیل شود، چون دندان درد می‌گیرید!
رفتن به دنبال بچه‌ها در مدرسه، هم فوری است هم مهم: اگر به موقع نرسید، بچه‌ها ممکن است نگران شوند.
خواندن ایمیل‌های بامزه یا چک کردن فیسبوک نه مهم است نه فوری: پس چرا اولین کاری است که هر روز صبح انجام می‌دهید؟
تمایز میان کارهای فوری و مهم، کلید اولویت‌بندی زمان و بارِ کاری است، چه در خانه و چه در محل کار. سعی کنید از یک جدول، مثل ماتریس اولویت‌بندی، برای سازماندهی کارهایتان استفاده کنید.

یادتان باشد که خودتان و سلامت‌تان هم جزو چیزهای مهم هستید. اینکه خیلی کار دارید نباید باعث شود فکر کنید که ورزش کردن، ۱۰ دقیقه پیاده‌روی یا خوب غذا خوردن اهمیت ندارد. شما نباید سلامت جسمی یا ذهنی خود را فدای کارهای «فوری‌تر» کنید. در همین رابطه مقاله‌ی «ماتریس آیزنهاور، ابزاری کارآمد برای اولویت‌بندی کارها» را از دست ندهید.

هشدار!

«مهم بودن» یا «فوری بودن» وضعیت‌هایی ثابت نیستند. شما باید مدام برنامه‌ی کاری خود را مرور کنید تا ببینید آیا لازم است ترتیب کارها را عوض کنید؟ کارها ممکن است از حالت مهم به فوری تغییر وضعیت بدهند (مثال دندانپزشکی). حالا اگر مدام مجبور باشید کار مهمی را در لیست پایین بیاورید چون مدام کارهای فوری و با اهمیت دیگری پیش می‌آیند، چه؟ اول باید از خودتان بپرسید که آیا واقعا مهم است؟ آیا اصلا واجب است آن را انجام بدهید یا فقط به خودتان اینطور تلقین کرده‌اید؟ اگر جواب شما به این پرسش‌ها مثبت بود، آنوقت ببینید آیا می‌توانید کار را به دیگران بسپارید؟

جنی مسئول یک گروه بسیار فعال و پرمشغله بود و همه‌ی وقتش صرف کارهای فوری می‌شد. او ‌می‌دانست که باید درباره‌ی روش پیاده‌سازی یک سیاست خاص تصمیم بگیرد، اما وقت پیدا کردن برایش خیلی مشکل بود. سارا، یکی از افراد تیم، در یک جلسه‌ی بحث درباره‌ی توسعه، گفت که میل دارد کار استراتژیک بیشتری انجام دهد تا توانایی‌هایش را ارتقا دهد. جنی از فرصت استفاده کرد و به سارا گفت اگر بخواهد می‌تواند مطالب اولیه را برای پیاده‌سازی آن سیاست آماده کند. سارا فرصت را قاپید و مطلبی عالی و فکرشده تهیه کرد که مبنای خوبی برای کار اصلی شد.

اصول دیگری برای مدیریت خوب زمان

منظم باشید

تمرکز خیلی از ما با ریخت و پاش به هم می‌ریزد و واقعا افسرده می‌شویم
منظم بودن هم عزت نفس را بالا می‌برد و هم انگیزش را. به علاوه، اگر محل کارتان منظم و مرتب باشد، بهتر می‌توانید اوضاع را کنترل کنید.

اگر سیستم کاری‌تان به این صورت است که یادداشت مربوط به همه‌ی کارهای در دست انجام را روی یخچال یا روی یک تخته می‌چسبانید، یادتان باشد بعد از انجام کار (یا اگر به این نتیجه رسیدید که نیازی به انجام آن نیست)، یادداشت را بردارید! به این ترتیب با یک نگاه متوجه می‌شوید که چه کاری را باید انجام دهید و امکان از قلم افتادن کارها کم می‌شود.

نکاتی برای منظم سازی

سه دسته درست کنید: «نگه دار»، «رد کن بره»، «دور بنداز».

نگه دار: اگر برای ثبت در گزارش‌ها به آن نیاز دارید یا هنوز کارتان تمام نشده، اینجا بگذارید. اگر باید روی آن کاری انجام بدهید، به لیست وظایف اضافه‌اش کنید.

رد کن بره: اگر آن را نمی‌خواهید، اما کس دیگری ممکن است بتواند از آن استفاده کند یا کاری است که می‌توانید یا باید به کس دیگری واگذار کنید، اینجا بگذارید.

دور بنداز (یا بازیافتی): چیزهایی را که دیگر نه برای خودتان و نه برای دیگران ارزش ندارند اینجا بگذارید.

بهترین زمان خود را بشناسید

همه‌ی ما در ساعات خاصی از روز بهتر کار می‌کنیم. بنابراین، بهتر است کارهای سخت‌تر را بگذاریم برای همین ساعات

راه مفید دیگر این است که لیستی از کارهای کوچک مهم، اما نه چندان فوری، داشته باشید تا در آن ده دقیقه‌های بین دو جلسه انجامشان بدهید: مثلا، این زمان خوبی است برای ارسال ایمیل تأیید دریافت یک بسته.

امروز و فردا نکنید، اما از خودتان بپرسید چرا
اگر کاری واقعا فوری و مهم است، انجامش بدهید

اما اگر احساس کردید دارید بهانه‌تراشی می‌کنید که کار را انجام ندهید، از خودتان بپرسید چرا.

شاید اصلا درباره‌ی اینکه آیا باید کار را انجام بدهید یا نه شک دارید. شاید نگران اخلاقیات هستید یا فکر می‌کنید کار بهتری هم می‌شود کرد. اگر اینطور باشد، شاید بقیه هم با شما موافق باشند. مثلا با همکار یا مدیرتان درباره‌اش مشورت کنید. یا اگر کار مربوط به خانه است، با افراد فامیل یا دوستانتان مشورت کنید؛ شاید راه بهتری وجود داشته باشد.

سالی به کتی گفت:«دیگه یواش یواش باید برنامه‌ی تولد جسی رو بچینم. هی به خودم میگم حالا وقت هست، اما می‌دونم دیر بشه دیگه رستوران پیدا نمی‌کنم.»

کتی گفت :«منم پارسال واسه‌ی تولد یکی از دوستام همینطوری بودم، بعد دیدم اصلا چه کاریه بریم رستوران؟ به جاش یه شب همگی رفتیم پارک.»

سالی: «اینم فکریه.»

دو هفته بعد سالی دوباره با کتی تماس می‌گیرد:

«می‌دونی، به نظرم درست می‌گفتی. متوجه شدم که هی برنامه‌ریزی رو عقب می‌نداختم چون یه جورایی ته دلم امیدوار بودم همه‌ی رستوران‌ها پر بشه و یه بهانه‌ای داشته باشم. انقدر سرم شلوغه که دیگه نمی‌خوام تولد گرفتن هم بهش اضافه بشه. دیگه باهاش صحبت کردم، قرار شد تو همین خونه‌ی خودمون یه جشن کوچولو بگیریم. منم مقدماتش رو فراهم کردم و تمام!»

سعی نکنید چند کار را همزمان انجام دهید

معمولا افراد نمی‌توانند چند کار همزمان را به خوبی انجام دهند، چون مغز ما برای تمرکز مجدد به زمان نیاز دارد

خیلی بهتر است که یک کار را تمام کنید، بعد به سراغ کار بعدی بروید. اگر لازم است چندین کار مختلف را انجام دهید سعی کنید وظایف مشابه را کنار هم و به قول معروف به صورت «رج زدن» انجام دهید.

آرام باشید و خودتان را پیدا کنید

شاید مهمترین چیزی که لازم است به خاطر داشته باشید «آرام بودن» است. درگیر بودن با چندین کار مختلف می‌تواند استرس‌زا باشد. نترسید، اگر نتوانید کار روزانه‌تان را تمام کنید دنیا به آخر نمی‌رسد! مخصوصا اگر کارها را به شکلی معقول اولویت‌بندی کرده باشید.

به خانه رفتن یا یک شب زودتر خوابیدن – که فردا سرحال باشید- می‌تواند گزینه‌ی خیلی بهتری از انجام کاری باشد که به خودتان تحمیل کرده‌اید و حتی چندان مهم هم نیست.

بنابراین خوب است هر از چندی مکثی بکنید و به خودتان و زندگی‌تان نگاهی بیندازید، شاید این کار دیدگاه‌تان را زیر و رو کند.